إدارة الحسابات بالشئون المالية بوزارة التربية جهودا مثمرة .. السماوي في حوار لـ "اخبار السعيدة" : نسعى إلى إدخال نظام أرشفة الكترونية للوثائق المحفوظة في ملفات بقسم الأرشيف التابع للشئون المالية
تبذل إدارة الحسابات بالشئون المالية بوزارة التربية جهودا حثيثه ومضنيه للارتقاء بمستوى العمل المالي والمحاسبي ومزيدا من التفاصيل في اللقاء التالي الذي أجريناه مع مدير إدارة الحسابات بالوزارة الأستاذ / احمد علي السماوي .. الى الحوار ..
- تعد الموارد في أي قطاع أو مجالات الأعمال من أهم الوظائف الرئيسية الهامة في رفد الخزينة العامة للدولة ..فما الذي حققتموه في هذا الشأن ؟
بذلت الوزارة جهودا كبيرة تحديدا في متابعة قطاع المناهج و التوجيه لتنمية و تحسين الموارد الحالية و تطويرها بالإضافة إلى خلق موارد جديدة ترفد الخزينة العامة بمبالغ مالية منطلقين بذلك من أحكام قرارات مجلس الوزراء الصادر بهذا الشأن . حيث حققنا نتائج جيدة و قد بلغ المحصل الفعلي للعام الماضي 2010م على مستوى الديون العام للوزارة فقط ما يساوي (17795000) ريال , وبلغت الزيادة في الربط المقدر بالموازنة فيما يخص الموارد المحلية المحصلة مركزيا عبر الديون بحوالي (8,000,000) ريال تقريبا .. هذا بالإضافة إلى ما تم تحصيله من رسوم المناقصات و الجزاءات (أقساط الغياب ) وما تم تحصيله من عائدات الاتصالات للنتائج الثانوية العامة بالإضافة إلى غرامات التأخير المخصومة على المقاولين و الموردين نتيجة لتأخرهم عن مواعد التنفيذ المتفق عليها في العقود , إلى جانب توريد المبالغ المستردة من نفقات سنوات سابقة .
بالإضافة إلى العديد من الانجازات في مجال الموارد حيث تم تحرير أكثر من رسالة لمكاتب التربية بالمحافظات لمطالبتهم بأخلاء العهد الخاصة بالوثائق الامتحانية ذات القيمة ( شهادات ـ استمارات الثانوية ـ بدل فاقد ) وقد تجاوب العديد من المكاتب و لازالت المتابعة مستمرة حتى هذه اللحظة.
- ذكرتم أنكم اتخذتم إجراءات نتيجة لعملية المتابعة المستمرة من قبلكم فما هي اهم هذه الإجراءات ؟
تم تحرير مطالبات رسمية لمن سلمت لهم عهد مالية و لم يقدموا وثائق الإخلاء و تم الرفع بأسماء المتخلفين و غير المتجاوبين لقيادة الوزارة وعلى ضوء توجيهات تم التعقيب عليهم ببلاغات رسمية ولا زالت المطالبة المستمرة لإخلاء ما بعهدتهم من مبالغ ومن الضروري القول بان توجيهات قيادة وزارة التربية ممثلة بمعالي الوزير هذه المرة كانت حاسمة حيث وجه بإيقاف مرتباتهم حتى يوردوا ما عليهم من عهد
- هناك سلف مؤقتة كانت و مازالت ترحل من عام إلى آخر هل أوجدتم حلا لها ؟
بدعم و مساندة قيادة الوزارة حققنا جهودا لا باس بها من خلال مراجعة وأخلاء جزء من السلف المؤقتة التي كانت ترحل من عام إلى أخر و قد حققنا نتائج ملموسة حيث انخفض رصيد السلف في نهاية 2009 مقارنة بالأعوام السابقة إلى ما نسبته 22% وهذا الانجاز أشير إليه في تقرير الجهاز المركزي للرقابة والمحاسبة للعام 2009م .
كما أحب هنا أن إلى أشير إلى مسألة الالتزامات المرحلة سواء فيما يخص بنود السفر والضيافة و النشر و الإعلان وغيرها ..حيث قمنا بعمل مطالبة رسمية بكل الالتزامات بداية العام الماضي2010م وأثمرت نتائج متابعتنا إلى الحصول على تعزيز لمرة واحدة من وزارة المالية خصما من المحتجز لعام 2010م وعملنا على معالجة وصرف ما هو مستحق قانونا من هذه الالتزامات المرحلة وفق الوثائق المؤيدة وبحسب الإمكانيات المالية المتاحة . وقد اتخذنا خطوات عملية في كيفية معالجة مثل هذه الالتزامات رغم الصعوبات التي كانت تواجهنا أثناء تنفيذها ومن هذه الخطوات ما يلي : ـ
· صرف و معالجة الالتزامات التي تخص الاحتفال بيوم المعلم للعام 2010م .
· أيضا ومن ضمن الإجراءات المتخذة في هذا الصدد تكليف لجنة من المختصين بالشئون المالية و إدارة الحسابات للقيام بأجراء جرد مفاجئ لأمناء الصناديق خلال الربع الأول 2010م وهذا الإجراء يعتبر الأول منذ فترة زمنية مضت حيث عمل فريق للجرد المفاجئ على حصر النقدية إلى الصندوق ومطابقتها مع الرصيد الدفتري بعد استبعاد السلف و المبالغ المقدمة.......الخ
- قريبا ستحتفل الوزارة بتكريم المبرزين من المعلمين في ذكرى يوم المعلم , إلا ان الشكوى الدائمة في هذا الشأن ما يتعلق بمستحقات المكرمين التي تتأخر أحيانا أو يتم خصم جزء منها .. فهل أوجدتم معالجة لها ..؟
نعم أوجدنا آلية فيما يتعلق بآلية و طريقة صرف مستحقات المكرمين سواء كانوا مركزيين أو في المحافظات .. حيث تم صرف تلك الحوافز المقرة من اللجنة العليا للامتحانات خلال العام الماضي2010م عبر الهيئة العامة للبريد و قد لاقت هذه الخطوة أشاده و ارتياح من قيادة الوزارة ، وليس هذا فقط بل أشرفنا على صرف و تحويل مستحقات عدد من المشاركين في دورات تدريبية إقامتها لوزارة بتمويل من المشروع الألماني ومشروع معا نتعلم وقطاع التدريب في أمانة العاصمة و عدد من المحافظات عبر هيئة البريد, وتنفيذا لتوجيهات معالي الوزير قمنا بمراجعة و صرف ما هو مستحق قانونا للإخوة مقدري الدرجات و المصححين وفق الكشوفات و الخلاصات الواردة من القطاع و تحويلها أيضا عبر البريد . و هذه الخطوة تعد الأولى من نوعها , وتختلف كليا عن الآلية السابقة المتبعة في صرف هذه الحقوق , وبالتالي
حرصنا على استلام كل مقدر ومصحح ومشرف لمستحقاته يدا بيد , بعد أن كان يدور الكثير من اللغط في هذه المسالة ، وفي ما يخص نفقات الامتحانات العامة للعام الدراسي 2010م فقد عملنا جاهدين في اتجاه مطالبة الإخوة الذين كانت لديهم عهد سابقة ولم يقدموا وثائق صرفها لمراجعتها ومن ثم إخلاؤها كما وضعنا اليه جديدة نفقات الامتحانات ابتداء من العام 2010م حيث أعددنا مشروع آلية عمل تنظم أوجه الصرف من هذه النفقات وتعمل على إنهاء الأسس والضوابط التي كانت منبثقة من سابق في عملية صرف نفقات الامتحانات و المتمثلة في صرف المبالغ المخصصة للجان كلها على هيئة عهد تحت التسوية ينظر عددا من العاملين في قطاع المناهج وتتمثل الآلية الجديدة في إلزام الإخوة المعنيين في القطاع المختص ( قطاع المناهج ) بموافاة الشئون المالية بالطلب الرسمي و كشوفات الاستحقاق والتكليف الذي يضم أسماء أعضاء اللجان العاملة مع إرفاق تقرير الانجاز لكل لجنة على حدة و بالتالي تم في ضؤها تحرير امر صرف للصندوق بالمستحقات وبالتالي ضمان تسليم هذه المستحقات للمستفيدون يدا بيد ومن جهة أخرى تكون عملية صرف هذه النفقات ويصبح بهذه الحالة صرف ناجز وبالتالي إلغاء آلية صرف هذه المخصصات كعهد تحت التسوية طرف عدد من الموظفين والمعنيين في الكنترول و لجنة النظام و المراقبة المركزية.
الجدير ذكره إن آلية العمل الجديد السالف ذكرها قد وفرة لنا الجهد والوقت والأخذ والرد في مراجعة وثائق العهد التي كانت ترد لتسويتها في السابق.
- هل هناك انجازات أخرى لكم تحبون الإشارة إليها ..؟
نعم هناك انجازات أخرى لم يتسع المقام لحصرها و ذكرها .. و قد أخذت منا وقت وجهد وعملنا إلى جانب الأخوة الموظفين ورؤساء الأقسام أثناء الدوام الرسمي و الإضافي وبمساندة و دعم قيادة الوزارة وإشراف مباشر من الأخ مدير عام الشئون المالية إلى مراجعة و تسوية السلف المؤقتة الخاصة بالحسابات الجارية من أمثالها حساب الخارطة المدرسية و حساب مشروع تحسين المنشآت التعليمية و حساب نفقات تشغيل قطاع المشاريع و قمنا بالرفع بنتائج المراجعة للمبالغ التي صرفت من عهدة هذه الحسابات و التي كانت لا تزال عالقة , ومرحلة من سنوات سابقة وفق انه تم التوجيه بتسويتها باشرنا في إخلاءها تباعا وأولا بأول حيث تم تسوية جزء كبير من هذه المبالغ التي صرفت باستمارات صرف ناجزه خصما من عهدة تلك الحسابات المذكورة آنفا .
- ما هي الخطط المستقبلية التي تسعون من خلالها إلى تحويل العمل المحاسبي في وزارة التربية و التعليم ؟
نسعى إلى إدخال نظام أرشفة الكترونية للوثائق المحفوظة في ملفات بقسم الأرشيف التابع للشئون المالية حيث رفعنا عرض لمعالي الوزير للموافقة على السعر الذي حصلنا عليه لتنفيذ هذا النظام و البالغ تكلفته بحدود سبعمائة ألف ريال ، بعد ذلك تمت الموافقة من معالي الوزير إلا أن الذي أعاقنا في الوقت الحالي يرجع إلى عدم و جود تمويل في الموازنة و حاليا نبحث عن تمويل لهذا النظام الذي يعد مهم جدا لتطوير الإدارة المالية .
كما نسعى أيضا إلى الإعداد والترتيب لتطبيق نظام مراقبة التعهدات المالية و الذي سيتم التعميم به من قبل وزارة المالية بدء من المرحلة الأولى التي تشمل وزارة الأشغال و الصحة و التربية , كما أننا بصدد التحضير ومراجعة و التزامات القائمة و المرحلة من الأعوام السابقة .
كما قمنا في الوقت الحالي بإصدار التعميم للقطاعات و الوحدات الإدارية التابعة للوزارة و كذا المشاريع ذات التمويل المحلي و الأجنبي لموافاة الشئون المالية بالوزارة , بتخطيطها المتعلقة الفئات النقدية للربع الأول من العام المالي 2011م لنقوم بتجميعها و مراجعتها و الرفع بها لوزارة المالية بتنفيذ التعميم و الخطاب الذي تلقيناه من وزارة المالية كما عملنا على إلزام الإخوة المختصين في قسم الأرشيف التابع للحسابات برفع تقرير أسبوعي عن مدى انتظام حفظ وأرشفة استمارات مع الأوليات المرفقة بها وكذا كشوفات التسوية أولا بأول للوقوف على أي خلل او تأخير في تسليمها للأرشيف من قبل الأقسام المعنية في الإدارة .
كما قمنا في بداية العام المالي الحالي 2011م برفع تصور ومشروع اقتراح باليه تنظيم صرف المخصص المدرج بالموازنة في بند الانتقالات العامة بحيث يحد من العشوائية والتكرار ويوائم بين ما هو احتياج فعلي وما هو متاح بالموازنة .
كما نعمل حاليا على الإبلاغ بنفقات شراء الطباشير والإذاعات المدرسية والمقاعد المدرسية ... الخ والتفويض بها إلى اعتمادات مكاتب التربية في المحافظات للحد من المركزية ولمزيدا من الصلاحيات للسلطة المحلية تنفيذا لتوجيهات معالي الأخ الوزير في هذا الصدد.
كما لاأنسى أن أشكركم على هذا الاهتمام والمتابعة للجديد في القطاعات الحكومية ..